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Procédures et recommandations pour soumettre un texte

Les coordinateurs de l'information et autres contributeurs [au site de l'IFLA] doivent suivre les procédures suivantes et les recommandations pour préparer des documents ou soumettre des changements sur le site de l'IFLA.

Fichiers électroniques acceptés

Les Webmaîtres de l'IFLA acceptent des documents dans les formats suivants seulement:

Les Webmaîtres de l'IFLA n'acceptent pas les fichiers dans des formats d'édition (i.e., PageMaker, Quark XPress, InDesign) ou dans d'autres formats propriétaires. Les coordinateurs de l'information voulant apporter des informations de bases de données sur le site de l'IFLA doivent contacter directement les webmaîtres de l'IFLA.

Si le document contient des graphiques, ceux-ci dans faire l'objet de fichiers différents. Le format de ces fichiers doivent être GIF, JPG, JPEG, TIF ou TIFF. Les fichiers propriétaires comme Corel ne peuvent être convertis par les webmaîtres de l'IFLA.

Si les documents doivent compressés pour le transfert, veuillez utiliser les formats courants (WINZip de préférence).

Méta data administratives exigées

Pour identifier les documents envoyés pour publication sur le site de l'IFLA, tous les textes doivent comprendre les méta data suivantes :

HTML (Hypertext Markup Language)

Les coordinateurs de l'Information ou les autres contributeurs ne doivent pas fabriquer leur propre codage en HTML . En pratique, il est très difficile de maintenir un certaine consistance dans tout le site IFLA quand plusieurs personnes effectuent des codages indépendants. Cela prend plus de temps de modifier les documents reçus en format HTML que de les coder directement. Veuillez n'utiliser que les formats électroniques conseillés.

Fournir des informations sur la structure du document et son emplacement

Pour faciliter le codage HTML et le placement du document dans le site IFLA, les coordinateurs de l'information et les autres contributeurs doivent fournir une information sur la structure du document et leur futur emplacement. Comme des modèles standards sont utilisés dans le site de l'IFLA, une information sur la structure du document est nécessaire pour le construire de façon correcte (un moyen simple de fournir cette structure est d'envoyer une version imprimée du document, si disponible, avec la version électronique).

Structure du Document et emplacement

Veuillez fournir les informations suivantes :

  1. Indiquez ce qu'est le document, et où il doit être mis dans le site de l'IFLA. Veuillez fournir l'URL spécifique de la page URL à laquelle la nouvelle page doit être liée.
  2. Indiquez où les graphiques doivent être mis dans le document.
  3. Indiquez les liens entre les éléments si le document est composé de plusieurs éléments.
  4. Indiquez le texte du lien dans la page "parente" à laquelle le document est lié (c'est-à-dire la chaîne de caractère qui sera active dans ce lien).

Modification des document existants

Quand vous modifier un document existant, veuillez être très précis pour indiquer quelle page, et où dans la page, vous souhaitez un changement. Les webmaîtres de l'IFLA reçoivent des centaines de demandes par an pour modifier des milliers de pages du site de l'IFLA. Par conséquent, il est impératif d'être très précis. De plus de l'information fournie dans la section 4, veuillez inclure les informations suivantes quand vous demander un changement :

  1. Inclure l'URL de la page que vous voulez modifier. Utilisez le nom de fichier tel qu'il figure dans le site de l'IFLA.
  2. Indiquez clairement le paragraphe à modifier ou à remplacer.
  3. Indiquez clairement les liens à rajouter ou à supprimer (inclure l'URL).
  4. Fournissez le texte du lien.

Pour de gros documents à mettre à jour, somme les listes d'adresses, n'envoyez que les changements au document et non le document entier. Recoder un document entier pour un petit nombre de changements est inefficace. Envoyez seulement les changements et précisez leur place dans le document.

Note: Veuillez utiliser les URLs et les noms de fichiers quand vous signalez des documents et des pages du site de l'IFLA. C'est le moyen le plus efficace pour identifier les pages au milieu des milliers gérées par les webmaîtres.

Bases de données

Les projets de bases de données, qui sont lourdes à gérer, seront traitées au cas par cas. Veuillez contacter les webmaîtres de l'IFLA directement pour discuter la possibilité de créer une base de données de documents.

Soumission non électronique

Les coordinateurs de l'Information doivent soumettre leurs documents sous forme électronique autant que possible. Dans les cas où ce n'est pas possible (i.e., fichier perdu, caractères non latins), les documents papiers seront numérisés et convertis en format PDF pour fourniture sur le site web. Veuillez vous assurer que la version papier est de bonne qualité. Sinon le document ne pourra être numérisé pour inclusion dans la base .

Note: les webmaîtres de l'IFLA ne peuvent retaper un document papier ou le traduire par OCR.

Envoyer les fichiers aux webmaîtres de l' IFLA

Les méthodes suivantes peuvent être utiliser pour envoyer les fichiers aux webmaîtres.

Fichiers attachés à un courrier électronique

Attachez simplement un document à un message électronique et envoyez le à : webmaster@ifla.org.
Veuillez donner les URLs et les noms de fichiers quand vous renvoyez à des documents et aux pages du site web de l'IFLA.

CD-ROM, DVD-ROM

Les fichiers électroniques peuvent être envoyés sur CD-ROM ou DVD-ROM à l'adresse postale du Secrétariat de l'IFLA à La Haye, clairement indiquée avec la mention du destinataire : le webmaîtres de l'IFLA. Un fichier index décrivant le contenu du CD doit être inclus.

Temps de réponse et dates importantes

Le temps de réponse nécessaire pour mettre les documents envoyés dans le site web est en général de 48 heures après réception du courriel par le webmaître. Ce délai s'applique pendant la saison basse,de septembre à avril de chaque année. Pendant la haute saison, de mai à août, avec l'approche du congrès, le temps de réponse peut s'allonger jusqu'à sept à dix jours à cause de la charge de travail. Si vous avez de nombreux changements à faire, veuillez prendre en compte ces temps de réponse. Ne laissez pas toutes vos modifications et additions juste avant le congrès.